Bien communiquer au sein de son équipe est un facteur déterminant du succès de son entreprise. En tant que dirigeant ou manager, la façon dont vous communiquez a une influence sur la productivité, l’engagement, la cohésion et le bien-être de tous vos collaborateurs. Voici 7 solutions concrètes pour améliorer les échanges avec votre équipe.
1. Instaurer une communication claire, simple et transparente
En tant que dirigeant ou manager, assurez-vous de transmettre correctement toutes les informations à vos équipes et d’instaurer un climat de confiance pour faciliter la communication.
Voici une liste non exhaustive de conseils à mettre en place (ou de rappels) :
- Définir des objectifs clairs ;
- Utiliser un langage simple pour favoriser la compréhension de tous et éviter toutes sources de malentendus ;
- Communiquer régulièrement sur vos activités, l’actualité de l’entreprise et les attentes que vous avez de vos collaborateurs ;
- Être transparent sur les décisions importantes pour donner confiance et éviter les tensions ;
- Être accessible et ouvert à votre équipe pour l’inciter à vous poser des questions et vous consulter en toute confiance pour chaque demande.
2. Privilégier les échanges en face-à-face
A l’ère du numérique, beaucoup de canaux de communication existent pour faciliter les échanges dans une entreprise : applications de gestion de projets, intranet, réseau social d’entreprise etc.
Mais rien ne vaut les rapports humains pour créer du lien et de la confiance ! La communication orale, en face-à-face, est bien plus efficace pour se faire comprendre. Elle évite également les interprétations ou la confusion.
Organisez régulièrement des réunions ou des rencontres en présentiel avec vos équipes et chacun de ses membres pour échanger sur tous les sujets.
3. Faire des feedback constructifs
Un manager ou un dirigeant doit savoir motiver ses équipes et leur permettre de progresser grâce à des retours constructifs.
N’oubliez pas de reconnaître et célébrer ouvertement les réussites de chacun pour les encourager à progresser et s’impliquer pleinement dans votre entreprise.
Face à un échec, faites en sorte de tourner celui-ci en opportunité d’apprentissage tout en communiquant des actions concrètes à mettre en place.
4. Donner la parole à chacun
Une entreprise où la communication est saine laisse la parole à chacun de ses membres. Il est important de permettre à tous de s’exprimer régulièrement. A vous d’instaurer un environnement sécuritaire propice à l’ouverture pour que vos collaborateurs soient suffisamment à l’aise pour donner leur avis, faire des suggestions ou encore se confier à vous.
Cela va vous permettre de répondre précisément à leurs attentes et leurs préoccupations du moment. C’est aussi un moyen d’avancer et d’évoluer ensemble dans une ambiance sereine, tout en vous offrant la possibilité d’une remise en question saine et constructive.
5. Favoriser la cohésion d’équipe
Pour favoriser la cohésion d’équipe et donc permettre une communication fluide et transparente entre tous, créez des moments pour renforcer les liens. Portez haut et fort votre vision d’entreprise et ses valeurs dans des événements moins formels.
Vous pouvez fixer des challenges en équipe, définir des objectifs communs à atteindre pour passer un moment agréable ensemble et renforcer la confiance.
6. Utiliser des techniques de clarification pour améliorer les échanges
Pour rappel, la clarification est une approche dont l’objectif est de lever les incompréhensions et les non-dits qui alimentent les problèmes et nuisent aux relations.
Au sein d’une équipe, elle vise à améliorer la communication en clarifiant les idées, résolvant les malentendus, et en favorisant une compréhension mutuelle.
Cette méthode efficace provenant des Etats-Unis est utilisée par les coachs professionnels. Elle est particulièrement recommandée aux dirigeants et managers afin de régler diverses problématiques personnelles et professionnelles. Voici quelques-uns de ses principes :
Chercher d’abord à comprendre son interlocuteur
Comprendre l’autre pour pouvoir ensuite être compris en retour, c’est l’un des premiers objectifs du coaching en clarification. Il s’agit de pratiquer l’écoute active, sans couper la parole ni interrompre son interlocuteur. Cela permet d’éviter de répondre à travers son filtre de croyances et de faire des interprétations de la situation.
L’objectif est d’éviter toutes suppositions et de voir les faits de manière objective. Comme le dit si bien Jean-Christophe Vidal, coach, formateur et superviseur de coachs en Clarification : «La croyance brouille notre esprit et nous empêche de voir le monde de façon objective »*.
« Une personne parle quand deux conditions sont réunies : elle se sent écoutée sans jugement et se sent comprise »*.
Généralement, quand il y a un conflit ou des tensions, une personne veut d’abord s’exprimer et préparer ses réponses plutôt que d’être complètement dans l’écoute et dans la compréhension de l’autre.
Même si vous pouvez utiliser l’écoute active à un certain niveau, cette solution contre-intuitive est délicate à aborder pour avoir des résultats concrets.
C’est pourquoi il est préférable de faire appel à un coach en clarification formée à l’écoute empathique pour vous aider dans la gestion de conflits par exemple.
Poser des questions ouvertes
Les questions ouvertes permettent au dirigeant d’obtenir des informations détaillées sur les défis potentiels que rencontrent ses collaborateurs. Cette approche aide à mieux comprendre le point de vue de l’autre.
Posez des questions ouvertes à votre interlocuteur et laissez-le parler de sorte à ce qu’il puisse tout exprimer, et qu’il se sente libre de se confier complètement. Se sentant écouté, celui-ci sera ensuite plus en confiance et enclin à répondre à vos questions plus adaptées à sa situation.
Les questions ouvertes font partie des techniques utilisées en coaching de clarification, avec une attention entièrement portée sur l’autre. L’idée est de faire en sorte d’« écouter et comprendre sans jugement »*.
Le coach en clarification utilise des instructions sous forme de questions ouvertes : exemple « Dis-moi … », « Dis-moi… » etc. Cette méthode spécifique permet de comprendre complètement la situation et faire le tour de la problématique. « On ne peut pas résoudre un problème dont on n’a pas lu tout l’énoncé »*.
Lever les non-dits pour un échange approfondi
Les « non-dits sont des aspects inconfortables non abordés » *qui « nous empêchent de comprendre pleinement les problèmes qui nous préoccupent ».* « Les non-dits nous interdisent de les résoudre »*. En effet, les non-dits peuvent constituer un réel problème de communication au sein de votre équipe avec des conséquences parfois lourdes.
Certains « marqueurs » sont révélateurs de non-dits, comme les expressions abstraites, les émotions fortes, le langage non verbal etc.
Exemple : la colère peut indiquer qu’on ne s’est pas senti compris sur une situation et engendrer un sentiment d’injustice. Le stress et l’anxiété peuvent exprimer en partie un besoin de réassurance, d’écoute et de communication.
Pour approfondir l’échange et en savoir plus sur la problématique, le coach en clarification utilise entre autres la technique du questionnement. L’idée est de dialoguer jusqu’à cerner le fond du problème car « ce sont les non-dits qui maintiennent les problèmes et leur verbalisation qui les résout.»*.
Une séance avec un coach professionnel en clarification permet de « conscientiser les croyances et jugements qui font obstacles et les désactiver »*.
7. Prendre rendez-vous avec un coach professionnel pour entrepreneurs et dirigeants
En résumé, bien communiquer avec son équipe et sortir de certaines problématiques seul quand on est dirigeant n’est pas une chose facile, et cela ne s’improvise pas.
Comme le dit si bien Jean-Christophe Vidal : « Pour résoudre un problème, il faut en faire le tour complet, et il est très difficile d’y parvenir seul »*.
En tant que coach professionnel pour entrepreneurs et dirigeant spécialisé en clarification, je vous aide à améliorer vos compétences en communication, gérer les conflits et malentendus au sein de votre équipe tout en renforçant la confiance avec vos collaborateurs.
Vous êtes entrepreneur ou dirigeant ? N’hésitez pas à me contacter ou prendre rendez-vous en ligne pour une séance de coaching en clarification !
* Citations extraites du livre « La clarification pour les coachs et les managers » de Jean-Christophe Vidal.
